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La verdad es que, en lo referente a metodología, la documentación que se encuentra por internet casi siempre se refiere a desarrollo y programación, consultoría estratégica, u otros ámbitos poco interesantes para nosotros. Quede claro que este post solo debe servir para responder a un lector que ha preguntado, y que no pretendo elaborar un manual de metodología, pero después de dedicarme varios años, he dado con una fórmula que a mí me funciona bastante bien.

Dependiendo del estilo de la empresa y del director comercial de la misma, el trabajo del preventa consistirá básicamente en apoyar al equipo comercial en la detección de oportunidades, cualificación técnica de las mismas, elaboración de una propuesta y exposición ante el cliente. Este trabajo, suele complementarse con la realización de demostraciones y presentaciónes de productos a los clientes, así como la participación en eventos de marketing. Para lo primero, mi método de trabajo es bastante sencillo:

1. Si es posible, conviene establecer un sistema de seguimiento de las oportunidades (por ejemplo un CRM), donde tanto comerciales como nosotros, podamos controlar el estado de cada “deal”. Si no es posible disponer de una alternativa comercial y cara, sirve cualquiera Open Source (como Sugar CRM, vtiger, Opentaps…). En última instancia, unos buenos e-mails, una hoja de cálculo… o una de papel, pueden servirnos, siempre y cuando los comerciales y nosotros compartamos la información.
2. Cualquier oportunidad detectada por el comercial, debería ser mínimamente cualificada, antes de añadirla a nuestro montón de trabajo. Yo recomiendo intentar capacitar al equipo comercial, bien formándolo, o bien dotándolo de unas checklists por tecnologías, para que ellos puedan recoger cierta información de interés técnico. Aparte de esto, los comerciales deberán cualificarla comercialmente, para que sepamos cuál es el “budget” del proyecto, la fechas estimadas de cierre y puesta en marcha, quiénes son los decisores, etc. Nuestro tiempo es importante, por eso la idea es visitar a los clientes, cuando tengamos cierta seguridad de que el proyecto encaja.
3. En la visita a los clientes, es muy importante preguntar, pero más importante es escuchar. Debemos procurar entender cuál es el entorno del que dispone el cliente (servidores, sistemas, redes, almacenamiento, backup, etc) y cuál es la problemática que se quiere resolver. En la primera visita, nadie necesita que demos una solución al problema, lo importante es tener un buen primer contacto con el cliente, y tomar nota de todo lo importante. Antes de acabar la reunión, es adecuado fijar una fecha para explicar nuestra propuesta cuando la tengamos. Suele ser conveniente no extenderse mucho más allá del plazo de 10 días.
4. La propuesta técnica debe tener una estructura en la que no debe faltar: índice, situación actual del cliente, solución propuesta, alcance de los servicios y cronograma del proyecto. Evidentemente, el comercial deberá añadir algunos apartados, como la oferta económica, carta de presentación, referencias de proyectos similares y certificaciones, premios y demás aspectos que nos diferencien de la competencia. Siempre que sea posible, conviene tener automatizado al máximo el sistema de generación de ofertas y en todo lo referente a configuraciones, delegar en los mayoristas, fabricantes, etc. Es muy importante evitar las faltas de ortografía… ¿cómo vamos a poder ayudar al cliente si no sabemos ni escribir?
5. Cuando entreguemos la propuesta, es importante explicar nuestra solución al cliente. Esto no quiere decir que leamos el documento de principio a fin - eso puede hacerlo el cliente sin nosotros - sino que nos aseguremos de que se entiende cuál es la solución, y destaquemos cuáles son los elementos que nos diferencian de los demás. Leer un documento de 50 o más páginas con el cliente, es muy aburrido y perjudica más de lo que aporta.

Espero que os ayude!